Bỏ túi cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel hay nhất bạn nên biết!

2
16

Excel được xem là cánh tay đắc lực giúp người dùng làm việc trên bảng tính hiệu quả. Khi cần sắp xếp tên theo thứ tự ABC, công cụ tối ưu hóa thời gian làm việc tiện lợi. Người dùng dễ dàng theo dõi, tìm kiếm và quản lý danh sách chuẩn xác. Vậy cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel được thực hiện như thế nào? Mời bạn cùng diaoc68.vn theo dõi bài viết sau đây nhé!

Chức năng sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Word, PowerPoint, Excel là bộ ba công cụ rất cần thiết trong học tập và công việc của chúng ta. Khi làm việc với Excel, chúng ta sẽ thao tác trên các Sheet với các câu lệnh cụ thể. Cũng bởi bảng tính được phân chia cột hàng không giới hạn nên Excel thường được dùng để quản lý danh sách tên họ, công việc, nhiệm vụ…

Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel
Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel ứng dụng rất nhiều với đời sống. Điển hình như trong bộ giáo dục cần sắp xếp họ tên học sinh theo khối lớp, tên thí sinh theo phòng thi. Hay văn phòng nhân sự cần list danh sách họ tên nhân viên theo bộ phận để quản lý chấm công. Nếu như không có công cụ tự động thì các công việc này thật sự rất khó khăn. Đôi khi còn khiến chúng ta mất thời gian và xảy ra nhiều sai sót khi lượng dữ liệu cần quản lý quá lớn.

Có rất nhiều phương pháp xử lý họ tên theo trình tự trong Excel. Công cụ cung cấp bộ lọc dễ thao tác và hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên đối với những ai chưa biết đến tính năng này thì việc áp dụng chúng không phải điều đơn giản. Yêu cầu đặt ra buộc người dùng cần nắm rõ các hàm cơ bản trên Excel. Từ đó xây dựng được hệ thống bảng tính phù hợp với nhiệm vụ sắp xếp danh sách họ tên hợp lý. Tiếp theo, diaoc68 sẽ hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel như sau:

Phương thức trình bày tên họ theo thứ tự trên Excel

Hãy nhớ rằng công cụ Excel không cung cấp chức năng phân phối danh sách theo trình tự ABC tự động. Để thực hiện yêu cầu này, người dùng cần thiết lập một số thao tác cho bảng tính dựa trên hai chức năng “Sort A to Z” và “Sort Z to A”. Công dụng của hai danh mục này là xếp một ô hoặc một dòng theo thứ tự ABC với chữ cái đầu dòng.

Công cụ Excel được cài đặt theo nguyên tắc tên đứng trước họ theo phong cách phương Tây. Khi chúng ta cần quy ước họ đứng trước tên nên công cụ “Sort A to Z” và “Sort Z to A” chỉ phân chia theo họ. Lúc này người dùng nên tách họ và tên thành hai cột để áp dụng cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel chuẩn xác.

Phương pháp tách riêng cột họ và cột tên

Thông tin “Họ và tên” thường được đặt chung một cột dẫn đến việc sắp xếp chúng tương đối khó. Để giải quyết vấn đề này nên bắt đầu từ thao tác phân chia “họ” và “tên” thành hai cột riêng biệt. Excel cung cấp hai phương pháp thực hiện là dùng Replace và dùng các loại hàm.

Dùng tính năng Replace tách họ và tên

Bước 1: Tiến hành bôi đen cột Họ và tên trong dữ liệu của bạn. Nhấn chuột phải để Copy/Paste dữ liệu bôi đen sang cột bên cạnh đảm bảo vị trí tương ứng với cột gốc. Cách khác bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl +V thay thế thao tác sao chép và dán thông thường.

Bước 2: Tiếp tục bôi đen cột “Họ và tên” vừa được sao chép. Sau đó tìm trên thanh ribbon Home danh mục Editing. Tìm kiếm tùy chọn Find & Select và nhấn vào Replace. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay thế thao tác này bằng cách nhấn giữ tổ hợp phím Ctrl + H.

Bước 3: Lúc này, hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện. Hãy tìm đến danh mục Find what để điền một dấu “*”, còn lại thì để trống danh mục Replace with.

Để tách riêng “họ” và “tên” cho nguyên cột bạn cần nhấn chọn nút Replace All tiếp. Hộp thoại tiếp theo xuất hiện thông báo thao tác được thực hiện thành công.

Dùng hàm để tách cột “Họ và tên”

Bước 1: Từ bảng danh sách bạn cần chọn một ô thuộc hàng đầu tiên. Áp dụng hàm theo công thức như sau:

Áp dụng hàm trong Excel để tách họ và tên
Áp dụng hàm trong Excel để tách họ và tên

=RIGHT(X,LEN,X)-FIND(“*”,SUBSTITUTE(X,””,“*”,LEN(X)-LEN(SUBSTITUTE(X,””,””)))))

Bước 2: Tiến hành nhấp đúp chuột vào biểu tượng chấm xanh góc dưới ô vừa rồi và kéo xuống tất cả hàng còn lại để sao chép hàm.

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Bước 1: Bôi đen cột tên để tạo bộ lọc danh sách. Truy cập vào thanh ribbon Home và tìm đến phần Editing. Lựa chọn Sort & Filter và nhấn vào chức năng Sort A to Z.

Trong danh mục Sort & Filter: Sort A to Z được hiểu là cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel. Còn chức năng Sort Z to A thì ngược lại thứ tự CBA.

Bước 2: Tiếp tục nhấn vào Expand the selection áp dụng với tất cả cột bên dưới. Sau đó bạn hãy nhấn Sort và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Trong trường hợp cột STT bị xáo trộn bạn cần chỉnh sửa bằng cách điền số 1 vào hàng đầu tiên và di chuột đến biểu tượng chấm xanh góc dưới ô dữ liệu và kéo xuống. Nhấn nút Ctrl đồng thời để sắp xếp cột thứ tự như ban đầu.

Trình bày tên, đệm, họ theo thứ tự ABC

Bước 1: Nhấp vào dòng “Họ và tên” để bôi đen giá trị dữ liệu. Sau đó hãy nhấn chọn ribbon Data và tìm đến danh mục Sort.

Bước 2: Tiến hành thêm hai dòng dữ liệu bằng Add Level. Thực hiện tuần tự ba thao tác như sau:

  • Sort by: Tên; Sort on: Values; Order: A to Z.
  • Then by: Đệm; Sort on: Values; Order: A to Z.
  • Then by: Họ; Sort on: Values; Order: A to Z.

Bấm chọn Ok chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3: Sử dụng công thức: =E3&””&F3””& G3 để gộp cột họ, đệm, tên.

Bước 4: Hoàn chỉnh dữ liệu trong cột Họ và tên mới bằng nút Paste Values.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Bài viết trên cung cấp cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel. Hy vọng đây là những chia sẻ hữu ích giúp các bạn nhanh chóng hoàn thành công việc và tiết kiệm nhiều thời gian nhất. diaoc68.vn Chúc các bạn thực hiện thành công!

2 COMMENTS

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here