Bỏ túi cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel hay nhất bạn nên biết!

Excel được xem là cánh tay đắc lực giúp người dùng làm việc trên bảng tính hiệu quả. Khi cần sắp xếp tên theo thứ tự ABC, công cụ tối ưu hóa thời gian làm việc tiện lợi. Người dùng dễ dàng theo dõi, tìm kiếm và quản lý danh sách chuẩn xác. Vậy cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel được thực hiện như thế nào? Mời bạn cùng diaoc68.vn theo dõi bài viết sau đây nhé!

Chức năng sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Word, PowerPoint, Excel là bộ ba công cụ rất cần thiết trong học tập và công việc của chúng ta. Khi làm việc với Excel, chúng ta sẽ thao tác trên các Sheet với các câu lệnh cụ thể. Cũng bởi bảng tính được phân chia cột hàng không giới hạn nên Excel thường được dùng để quản lý danh sách tên họ, công việc, nhiệm vụ…

Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel
Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel ứng dụng rất nhiều với đời sống. Điển hình như trong bộ giáo dục cần sắp xếp họ tên học sinh theo khối lớp, tên thí sinh theo phòng thi. Hay văn phòng nhân sự cần list danh sách họ tên nhân viên theo bộ phận để quản lý chấm công. Nếu như không có công cụ tự động thì các công việc này thật sự rất khó khăn. Đôi khi còn khiến chúng ta mất thời gian và xảy ra nhiều sai sót khi lượng dữ liệu cần quản lý quá lớn.

Có rất nhiều phương pháp xử lý họ tên theo trình tự trong Excel. Công cụ cung cấp bộ lọc dễ thao tác và hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên đối với những ai chưa biết đến tính năng này thì việc áp dụng chúng không phải điều đơn giản. Yêu cầu đặt ra buộc người dùng cần nắm rõ các hàm cơ bản trên Excel. Từ đó xây dựng được hệ thống bảng tính phù hợp với nhiệm vụ sắp xếp danh sách họ tên hợp lý. Tiếp theo, diaoc68 sẽ hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel như sau:

Phương thức trình bày tên họ theo thứ tự trên Excel

Hãy nhớ rằng công cụ Excel không cung cấp chức năng phân phối danh sách theo trình tự ABC tự động. Để thực hiện yêu cầu này, người dùng cần thiết lập một số thao tác cho bảng tính dựa trên hai chức năng “Sort A to Z” và “Sort Z to A”. Công dụng của hai danh mục này là xếp một ô hoặc một dòng theo thứ tự ABC với chữ cái đầu dòng.

Công cụ Excel được cài đặt theo nguyên tắc tên đứng trước họ theo phong cách phương Tây. Khi chúng ta cần quy ước họ đứng trước tên nên công cụ “Sort A to Z” và “Sort Z to A” chỉ phân chia theo họ. Lúc này người dùng nên tách họ và tên thành hai cột để áp dụng cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel chuẩn xác.

Phương pháp tách riêng cột họ và cột tên

Thông tin “Họ và tên” thường được đặt chung một cột dẫn đến việc sắp xếp chúng tương đối khó. Để giải quyết vấn đề này nên bắt đầu từ thao tác phân chia “họ” và “tên” thành hai cột riêng biệt. Excel cung cấp hai phương pháp thực hiện là dùng Replace và dùng các loại hàm.

Dùng tính năng Replace tách họ và tên

Bước 1: Tiến hành bôi đen cột Họ và tên trong dữ liệu của bạn. Nhấn chuột phải để Copy/Paste dữ liệu bôi đen sang cột bên cạnh đảm bảo vị trí tương ứng với cột gốc. Cách khác bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl +V thay thế thao tác sao chép và dán thông thường.

Bước 2: Tiếp tục bôi đen cột “Họ và tên” vừa được sao chép. Sau đó tìm trên thanh ribbon Home danh mục Editing. Tìm kiếm tùy chọn Find & Select và nhấn vào Replace. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay thế thao tác này bằng cách nhấn giữ tổ hợp phím Ctrl + H.

Bước 3: Lúc này, hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện. Hãy tìm đến danh mục Find what để điền một dấu “*”, còn lại thì để trống danh mục Replace with.

Để tách riêng “họ” và “tên” cho nguyên cột bạn cần nhấn chọn nút Replace All tiếp. Hộp thoại tiếp theo xuất hiện thông báo thao tác được thực hiện thành công.

Dùng hàm để tách cột “Họ và tên”

Bước 1: Từ bảng danh sách bạn cần chọn một ô thuộc hàng đầu tiên. Áp dụng hàm theo công thức như sau:

Áp dụng hàm trong Excel để tách họ và tên
Áp dụng hàm trong Excel để tách họ và tên

=RIGHT(X,LEN,X)-FIND(“*”,SUBSTITUTE(X,””,“*”,LEN(X)-LEN(SUBSTITUTE(X,””,””)))))

Bước 2: Tiến hành nhấp đúp chuột vào biểu tượng chấm xanh góc dưới ô vừa rồi và kéo xuống tất cả hàng còn lại để sao chép hàm.

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Bước 1: Bôi đen cột tên để tạo bộ lọc danh sách. Truy cập vào thanh ribbon Home và tìm đến phần Editing. Lựa chọn Sort & Filter và nhấn vào chức năng Sort A to Z.

Trong danh mục Sort & Filter: Sort A to Z được hiểu là cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel. Còn chức năng Sort Z to A thì ngược lại thứ tự CBA.

Bước 2: Tiếp tục nhấn vào Expand the selection áp dụng với tất cả cột bên dưới. Sau đó bạn hãy nhấn Sort và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Trong trường hợp cột STT bị xáo trộn bạn cần chỉnh sửa bằng cách điền số 1 vào hàng đầu tiên và di chuột đến biểu tượng chấm xanh góc dưới ô dữ liệu và kéo xuống. Nhấn nút Ctrl đồng thời để sắp xếp cột thứ tự như ban đầu.

Trình bày tên, đệm, họ theo thứ tự ABC

Bước 1: Nhấp vào dòng “Họ và tên” để bôi đen giá trị dữ liệu. Sau đó hãy nhấn chọn ribbon Data và tìm đến danh mục Sort.

Bước 2: Tiến hành thêm hai dòng dữ liệu bằng Add Level. Thực hiện tuần tự ba thao tác như sau:

  • Sort by: Tên; Sort on: Values; Order: A to Z.
  • Then by: Đệm; Sort on: Values; Order: A to Z.
  • Then by: Họ; Sort on: Values; Order: A to Z.

Bấm chọn Ok chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3: Sử dụng công thức: =E3&””&F3””& G3 để gộp cột họ, đệm, tên.

Bước 4: Hoàn chỉnh dữ liệu trong cột Họ và tên mới bằng nút Paste Values.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Bài viết trên cung cấp cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel. Hy vọng đây là những chia sẻ hữu ích giúp các bạn nhanh chóng hoàn thành công việc và tiết kiệm nhiều thời gian nhất. diaoc68.vn Chúc các bạn thực hiện thành công!

Related Posts

Lỗi a device attached to the system is not functioning và cách khắc phục

September 3, 2020

September 3, 2020

Lỗi a device attached to the system is not functioning không gây hại gì cho thiết bị của bạn nhưng...

Thủ thuật máy tính: 8 phím tắt bí mật trên Windows cực hay

July 14, 2020

July 14, 2020 22

Video: Thủ thuật máy tính: 8 phím tắt bí mật trên Windows cực hay » Xem lại video trước: »...

TOP 5 Cấu Hình Máy Tính KHỞI ĐẦU 2020 – Chơi Game Cực Mạnh, Làm Việc Cực Nhanh!

July 16, 2020

July 16, 2020 31

Top 05 Cấu Hình Máy Tính KHỞI ĐẦU 2020 – Chơi Game Cực Mạnh, Làm Việc Cực Nhanh! Xin chào...

Cách tải liên quân Mobile chơi trên máy tính PC và Laptop mới nhất

July 14, 2020

July 14, 2020 24

Hướng dẫn cách tải Liên Quân Mobile trên máy tính PC – Laptop. Giúp bạn tải về và chơi Garena...

Cách tăng tốc máy tính win 7, tối ưu hóa win 7 giúp máy tính chạy nhanh hơn

July 17, 2020

July 17, 2020 20

Tăng tốc win 7 là giúp máy tính chạy nhanh hơn, video này mình xin chia sẻ cho mọi người...

Egpu dùng card đồ họa máy tính bàn cho laptop Đức Việt

July 15, 2020

July 15, 2020 25

EGPU thiết bị mở rộng để dùng card đồ họa máy tính để bàn dành cho laptop. Trước đây việc...

Đế Tản Nhiệt Laptop Có Thực Sự Hữu Ích?

July 13, 2020

July 13, 2020 22

Mình đã sử dụng cả 3 chiếc đế tản nhiệt của Cooler Master là X Slim II, X150R, U2 Plus...

Nguồn (PSU) có quan trọng không, chọn nguồn bao nhiêu là đủ? | GVN BUILD PC #6

July 16, 2020

July 16, 2020 42

Nhiều người thường bỏ qua hoặc xem nhẹ thành phần nguồn (PSU) khi build một bộ PC và điều này...

Hướng dẫn cài Hackintosh Catalina cực dễ dàng cho Laptop và PC

July 15, 2020

July 15, 2020 42

Hướng dẫn cài Hackintosh Catalina cực dễ dàng cho Laptop và PC Link bài hướng dẫn chi tiết: Link Group...

Hướng dẫn cài Camera YOOSEE xem trên Máy Tính

July 15, 2020

July 15, 2020 27

Hướng dẫn cài Camera YOOSEE xem trên Máy Tính. ——————————————————————- Hãy like và Đăng kí Kênh (Miễn Phí ): để...

Trên Tay Chiếc Laptop Asus ASUS VIVOBOOK X510U Giá Rẻ Thiết Kế Tuyệt Đẹp

July 14, 2020

July 14, 2020 21

Đặc điểm nổi bật của ASUS X510U i5-7200U/4G/1T5/NV-2G/15.6” GREY Asus Vivobook 15 X510U được thiết kế vô cùng tinh tế...

Nơi mua linh kiện máy tính cũ giá rẻ, uy tín?

July 17, 2020

July 17, 2020 29

Những nơi mình đưa ra thì rất dễ dàng tìm được ở khắp cả nước, các bạn chú ý nên...

Hướng dẫn cách cài đặt và chơi Liên Quân Mobile trên máy tính với giả lập Noxplayer 5.0

July 15, 2020

July 15, 2020 34

+ Link tải phần mềm giả lập Noxplayer: [Hướng dẫn cách cài đặt và chơi Liên Quân Mobile trên máy...

Tải và cài MAC OS Mojave cho bất cứ Laptop/PC nào (Link tải dưới mô tả nhé)

July 13, 2020

July 13, 2020 36

Xin chào các bạn! Hôm nay mình xin chia sẻ với các bạn video:Tải và cài MAC OS Mojave cho...

Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt Windows 10 và Drivers | GVN PC Build S2.2

July 16, 2020

July 16, 2020 35

Sau khi lắp xong một bộ PC hoàn chỉnh thì bước cuối cùng để cho máy hoạt động là cài...

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *